Los documentos que acompañan a un estudiante desde la matrícula hasta su primer empleo

Nadie se acuerda del resguardo de matrícula de primero cuando cobra su primera nómina. Sin embargo, esa cadena de papeles, de la PAU al contrato, decide si un trámite sale en una semana o se atasca un mes. Este repaso ordena los documentos clave de cada etapa, explica cuáles caducan o se olvidan con facilidad y señala qué cambió con las prácticas en 2024 y con el Estatuto del Becario de 2025, para que llegues al primer empleo sin carreras de última hora.

Primer año: la carpeta que se abre con la matrícula

Todo arranca con una carpeta, física o digital, que conviene abrir el primer día. Guarda cada papel en PDF con un nombre claro («2026_matricula_grado.pdf» funciona mejor que «scan043»), porque secretaría te pedirá copias más veces de las que imaginas. Y si un formulario llega con un dato mal, en lugar de imprimirlo y corregirlo a boli, puedes editar PDF online y devolverlo limpio, siempre que el centro admita ese formato.

Qué se pide al matricularse

La lista exacta la marca cada universidad, y la del curso vigente, publicada en su sede electrónica, manda sobre cualquier guía general. Aun así, el patrón se repite: DNI o NIE, la documentación de acceso (la nota de la PAU, que sustituyó a la EBAU en base al Real Decreto 534/2024, o el título de Técnico Superior si vienes de FP), el justificante de pago de las tasas y los datos bancarios si domicilias los recibos. Guarda también el correo de confirmación: es tu prueba de que el trámite se hizo en fecha.

Además, cada curso vuelves a matricularte, y el justificante de cada año, con las asignaturas y los créditos matriculados, es el punto de partida de cualquier certificación académica posterior.

Papeles que nadie pide, pero que se echan de menos

Hay un grupo de papeles que no se piden en la matrícula, pero cuya ausencia se nota años después:

• El número de la Seguridad Social (NUSS), que quizá ya tengas si trabajaste antes o estuviste cubierto por el seguro escolar.
• Tu certificado digital o Cl@ve, con los que se accede a la sede electrónica de casi cualquier administración.
• Las calificaciones de cada curso, guardadas por ti sin esperar a que las pidan.

Parecen detalles menores, pero con Cl@ve activo y el NUSS localizado te ahorras las colas de última hora cuando llegue el momento de las prácticas.

Durante la carrera: prácticas, notas y papeles con peso legal

Hacia segundo o tercero, la carpeta deja de ser un trámite de secretaría y empieza a parecerse a un currículum con respaldo oficial. Cada asignatura deja una nota, cada estancia en una empresa deja un convenio y, desde enero de 2024, también deja huella en la Seguridad Social.

El convenio de prácticas, leído con lupa

Las prácticas académicas externas de los universitarios se regulan por el Real Decreto 592/2014. El documento que las sostiene es el convenio entre la universidad y la empresa, con un proyecto formativo que fija objetivos, horario y tutores. Antes de firmar, comprueba cuatro puntos:

• Las fechas de inicio y de fin.
• La jornada y el horario, que no deben chocar con tus clases o exámenes.
• Quién es tu tutor académico y quién es tu tutor en la empresa.
• Si son remuneradas o no, y en qué condiciones.

Si algo cambia por el camino, pide la modificación por escrito: un acuerdo de palabra no sirve cuando necesites acreditar esas horas.

El Estatuto del Becario y la Seguridad Social: las nuevas reglas del juego

Desde el 1 de enero de 2024, los alumnos en prácticas formativas, cobren o no, forman parte del sistema de la Seguridad Social. Además, con la entrada en vigor del Estatuto del Becario (aprobado a finales de 2025), las prácticas extracurriculares se limitan a un máximo de 480 horas, las empresas no pueden tener más de un 20 % de becarios en plantilla y se garantiza legalmente la compensación de gastos. En las no remuneradas, cada día cuenta como 1,61 días cotizados sin rebasar los del mes, así que 14 días de prácticas computan como 22. Las anteriores a esa fecha pueden cotizarse mediante un convenio especial, con plazo hasta el 31 de diciembre de 2028. Para empezar necesitas tu NUSS; de solicitarlo y de darte de alta se ocupan la empresa o el centro formativo. Tu número puedes consultarlo en el portal Import@ss con Cl@ve o certificado electrónico. La Universidad de Salamanca, por su parte, ha habilitado una aplicación en la que el alumnado comunica su número de afiliación.

Certificados que conviene pedir por el camino

No hace falta esperar a la graduación para reunir pruebas. Estos tres documentos se pueden solicitar en cuanto los necesites:

La vida laboral es el documento que más se olvida, y conviene revisarlo cada pocos meses: un alta que no figura es más fácil de corregir cuando el error es reciente.

Y una costumbre barata: revisa tus calificaciones al publicarse cada convocatoria. Si hay un error, la universidad fija un plazo de revisión o reclamación que suele ser corto, y pasado ese margen todo se complica.

Si te vas de Erasmus+, tu carpeta suma otro trío: el acuerdo de estudios (Learning Agreement) firmado antes de partir, el certificado de estancia y el expediente de notas de la universidad de destino (Transcript of Records), que tu universidad reconocerá al volver.

Del título al primer contrato

Terminar el grado no significa cerrar la carpeta; al contrario, es cuando más trabajo se hace. Los datos animan: en la UE, la tasa de empleo de los jóvenes de 20 a 34 años que acabaron sus estudios entre uno y tres años antes llegó al 83 % en 2025. Aun así, ninguna estadística firma contratos por ti: lo que cuenta es poder demostrar lo que sabes, y eso empieza por el título.

El título, su resguardo y el Suplemento Europeo

Solicitar el título tiene sus tasas, se tramita en la secretaría o la sede electrónica de la universidad y puede tardar meses en llegar en papel. Mientras tanto, la universidad puede emitir una certificación supletoria que acredita que lo has terminado. Junto al título puedes pedir el Suplemento Europeo al Título, un documento personalizado que recoge los estudios cursados, las calificaciones y las competencias adquiridas. Recuerda que la normativa vigente establece que la primera expedición de este documento es totalmente gratuita. Solo acompaña a títulos oficiales, no a los propios de cada universidad, y ayuda a que tu formación se entienda fuera de España.

Si tu primer empleo está en otro país, averigua pronto si te piden el título apostillado o traducido: el requisito depende del país y del empleador, y la tramitación lleva su tiempo.

Currículum: cada línea, con su justificante

El currículum funciona mejor como un índice de la carpeta que como un folleto. Cada línea debería tener detrás un papel: la nota del TFG, el informe de prácticas, un certificado de idiomas con nivel y fecha, un curso con horas verificables. Si buscas trabajo en otros países europeos, Europass, la plataforma gratuita de la Unión Europea, permite crear un CV en un formato que reconocen muchos empleadores. Revisa que los datos coincidan con los documentos: una fecha distinta entre el CV y el certificado resta credibilidad en segundos.

Contrato formativo para titulados recientes

Si acabas de graduarte, existe el contrato formativo para la obtención de la práctica profesional. Está pensado para quien tiene un título universitario o de FP y exige que no hayan pasado más de tres años desde que terminaste los estudios (cinco, si tienes una discapacidad). Dura entre seis meses y un año, y la retribución la marca el convenio colectivo y, en ningún caso, puede quedar por debajo del salario mínimo interprofesional en proporción a la jornada, fijado para el año 2026 en 1.221 euros brutos mensuales en 14 pagas. Aquí conviene tener a mano el título o, mientras llega, la certificación que lo acredita.

El contrato formativo debe constar por escrito, y conviene leerlo antes de firmar: puesto, jornada, duración y retribución deben coincidir con lo que te ofrecieron.

Primer día de trabajo: qué te pedirá la empresa

Al incorporarte, la empresa suele pedir una documentación bastante estándar:

• DNI o NIE en vigor.
• Número de la Seguridad Social.
• Cuenta bancaria (IBAN) para ingresar la nómina.
• Modelo 145, donde comunicas tu situación personal y familiar para calcular la retención del IRPF.
• Copia del título o de la certificación académica, si el puesto exige una formación concreta.

Después del alta, guarda el contrato y las primeras nóminas, y revisa tu vida laboral para comprobar que aparecen tanto las prácticas como el nuevo empleo. Si algo no cuadra, díselo a la empresa enseguida; corregir un dato en el primer mes es mucho más sencillo que hacerlo un año después.

Una carpeta y un hábito

Mirado con distancia, el camino documental de un estudiante es bastante lineal: matrícula y acceso al principio, convenios y certificados a mitad de carrera, título y contrato al final. Lo que lo complica casi siempre es lo mismo: buscar un papel cuando ya lo necesitas. Por eso funciona más un hábito pequeño que un gran esfuerzo final. Cada vez que cierres un trámite, guarda el PDF en su carpeta, con la fecha en el nombre, y ten dos copias, una en la nube y otra en un disco externo, protegidas con contraseña, porque esos archivos contienen tu DNI, tus datos bancarios y tus notas. Si además revisas tu vida laboral cada cierto tiempo y mantienes activo el acceso electrónico a las administraciones, llegarás a tu primera nómina con todo a mano. Y si estudias en Salamanca, la propia sede electrónica de la universidad es el mejor punto de partida para confirmar plazos y requisitos actualizados.