7 estrategias para optimizar recursos en pymes

Las acciones para optimizar recursos tienen que realizarse de forma simultánea para que sean efectivas. Quizás hay alguna técnica que no conozcas, pero no está de más trabajar varias áreas. Estas son algunas estrategias que te ayudarán a aprovechar todos los recursos de tu empresa:

1. Establece KPIs de rendimiento

Lo primero, para optimizar los recursos, es disponer de las herramientas de medición que te permitan saber dónde están las áreas de mejora. Esto es, disponer de KPIs de rendimiento adecuados, que son las métricas que nos ayudarán. Podemos destacar las siguientes:

Productividad: se pueden aplicar KPIs a la productividad de la plantilla, de un individuo o de la maquinaria o equipos informáticos.

Retorno de la inversión: el ROI (Retorno de la Inversión) permite saber cuántos euros vuelven por cada uno que se invierte.

Margen bruto: el margen bruto resta todos los costes al valor de los ingresos. Es una magnitud básica, pero imprescindible.

Obviamente, existen otras métricas de nicho, asociadas al marketing o a las ventas. En cualquier caso, estas son suficientes para tener una visión general.

2. Analizar la situación de entrada

Con las KPIs, podemos ver si la situación es buena, mejorable o si se tienen que mejorar algunas áreas. Aquí sí se pueden encontrar agujeros, pero siempre teniendo en cuenta la coyuntura general. Por eso, y aunque la empresa ya esté funcionando, los análisis DAFO se tienen que actualizar periódicamente.

3. Señalar los problemas en optimización de recursos

Una vez que tenemos una idea de cuáles son las áreas defectuosas, comprobaremos cuáles son las que generan problemas de optimización de recursos. Este no es un punto menor, puesto que a veces hay una bajada de ventas relacionada con un entorno general de retracción del consumo. Así que, a la hora de analizar, se tienen que separar factores internos y externos.

4. Realizar labores de mantenimiento preventivo y predictivo

Las empresas que utilizan maquinaria o equipos informáticos deben realizar acciones de mantenimiento preventivo y predictivo. ¿Por qué? En primer lugar, porque hay pequeños errores que comprometen la productividad de los equipos. La segunda razón es que una detección a tiempo evita averías, con el consecuente coste en la reparación o cambio del equipo. Así, se optimizan recursos y se les saca el máximo partido.

5. Reducir costes operativos

La reducción de costes operativos es otra de las premisas para mejorar las ratios de rendimiento, y se consigue de varias maneras. Una opción es negociar con los proveedores para reducir los gastos. La segunda es la introducción de tecnologías de seguimiento que eviten las pérdidas de tiempo innecesarias, como las que ofrece Radius España. Asimismo, existen soluciones para controlar y optimizar el consumo de combustible.

6. Establecer un organigrama funcional

El organigrama en una PYME es más simple que en una gran empresa, sí, pero tiene que ser funcional. Para eso, hay que conocer perfectamente quién asume las funciones y cuáles son los canales de comunicación interna. Si esto no se hace correctamente, puede haber problemas.

7. Gestión inteligente del tiempo

Finalmente, la gestión inteligente del tiempo ayuda a optimizar recursos en PYME, porque este lo es. Centrarse en las cuestiones importantes, evitar la dispersión y controlar los descansos y pausas a lo necesario ayudarán a optimizar la productividad. Asimismo, las reuniones tienen que limitarse a lo necesario.

Optimizar recursos en PYMES o si eres autónomo es más sencillo si tienes una planificación coherente y eres proactivo. También puede ayudar la introducción de nuevas tecnologías que aumenten la productividad.