Los hoteles ideales para conferencias internacionales y cómo seleccionarlos

Los niños vuelven al colegio, los adultos a sus empleos y las empresas se preparan para reanudar su actividad plena, con los trabajadores volviendo a la oficina y a las reuniones. Si necesitas reservar un espacio para una reunión o conferencia, no olvides que gracias al código descuento Barceló te saldrá más rentable.

¿Qué aspectos debes tener en cuenta cuando tienes que preparar una conferencia internacional? ¿Qué condiciones debe reunir un hotel para poder acoger la presencia de gente de distintos países en este momento post COVID-19? ¿Cómo gestionar la situación de la mejor manera posible? Ciertamente, organizar un evento internacional tiene su complicación, dado que hay que tener en cuenta muchos aspectos. Estos son los puntos fundamentales que debes tener en cuenta:

• La seguridad

Que en el hotel se apliquen las medidas de seguridad COVID-19, con la desinfección de las instalaciones, la distancia social, aireación de las salas, habilitación de desinfectantes de manos.

• La ubicación y las comunicaciones

Si debes preparar una conferencia internacional, la localidad elegida debe estar ubicada estratégicamente; preferiblemente cerca de un aeropuerto y de una estación de trenes, para que los participantes puedan llegar fácilmente, y con plazas de parking disponibles, para quien llegue en coche.

• La infraestructura

La sala que utilicéis para las conferencias debe estar dotada de toda la tecnología que necesitéis, como micrófonos, WiFi, pantallas de proyección y digitales, una buena instalación del sonido y las luces.

• El alojamiento

Es importante ofrecer a los ponentes y participantes la posibilidad del alojamiento. Procura que el hotel ofrezca además espacios para el relax y el deporte, para los momentos de ocio.

• El catering

Entre un acto y otro conviene que haya un refrigerio, con bebidas calientes y frías y algún tentempié para reponer fuerzas. Los intermedios son el momento ideal para que los participantes intercambien opiniones, establezcan contacto y se relajen. Organizar un buen catering es clave para que el evento sea un éxito. Además de los interludios, las comidas principales del día también deberán estar cubiertas.

• La recepción y el trato personal

Aunque tú y tu empresa os encarguéis de recibir a los participantes y ofrecerles la información referente al congreso, poder contar con un personal cualificado en el hotel que atienda a tus invitados ofreciéndoles información y un buen trato marcará la diferencia.

Estos consejos harán que tu elección sea más sencilla:

1. Solicita siempre al menos tres presupuestos. No te quedes con la primera opción que encuentres, a menos que ya hayas tenido una experiencia previa, y satisfactoria, con el hotel.
2. Asegúrate de que el hotel ofrezca todos los servicios in-house, para que dé respuesta a todo lo que necesites sin tener que contratar servicios externos. Esa será la mejor opción para reducir gastos y, posiblemente, contratiempos.
3. Elige el hotel que en el trato te haya generado confianza y buen feeling, y que te hayan ofrecido una planificación clara y estructurada del procedimiento que van a seguir. Te recomendamos que escojas un hotel que tenga experiencia en MICE (reuniones, incentivos, conferencias y exhibiciones) para que sea capaz de ofrecerte también un margen de flexibilidad para cancelaciones, modificación de horarios y demás. En un evento de este tipo siempre ocurre algún inconveniente, como que una conferencia se alargue más de lo previsto, o que se retrase. Es esencial que el hotel sea capaz de ofrecer solución a estas eventualidades y que las considere en la propia planificación.

Contar con la experiencia de un hotel que sabe cómo preparar bien estos eventos te dará el soporte y la confianza de que todo saldrá bien.