Marketing y mensajes por email (I)

Independiente de la escasez en la "netiqueta", por mi trabajo me encuentro a diario con cantidad de ejemplo de mal uso del correo electrónico. Esto me ha empujado a utilizar el espacio de mi blog en salamancartv.com para dar algunos consejos.

Si alguien está interesado en saber más sobre las "reglas de etiqueta" a la hora de usar el correo electrónico puede informarse leyendo las incumbencias y reglas de la netiqueta según Wikipedia en el siguiente enlace:

http://es.wikipedia.org/wiki/Netiqueta

En esta nueva colección de post que iré presentando las próximas semanas, mi intención es centrarme en el mal uso que se hace del correo electrónico, no desde el punto de vista de la cortesía, sino más bien desde el punto de vista del uso del correo electrónico en diferentes sentidos:

Consejos de para la creación de nuestros mensajes.

Consejos de marketing por email.

Consejos para evitar ser filtrados como spammers.

Consejos para el correcto mantenimiento de las base de datos de suscriptores.

Sugerencias para el asunto, cabecera y cuerpo de los mensajes:

Utilice un asunto específico que no parezca un spam.

Describa el asunto de su correo electrónico. Sea Concreto, directo y por supuesto, nunca deje el mensaje en blanco. Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo: [Proyecto X] Reunión el 13 de mayo.

Evite usar TODAS LETRAS MAYÚSCULAS e interjecciones (!!!).

Use texto simple que no sea HTML.

Si usa un código HTML, asegúrese de hacerlo correctamente.

Evite el uso de múltiples "fordwards".

Muchas veces un mismo mensaje va y viene en repetidas ocasiones entre su emisor y el destinatario, ya que uno contesta y el otro responde. En esa constante comunicación es posible que el mensaje se le añada nueva información o incluso cambie. Es necesario verificar, antes de enviar el mensaje, si éste ha cambiado o se le ha agregado algo nuevo para incluirlo en el asunto. No se trata simplemente de oprimir el botón de responder cada vez.

Por ejemplo, el primer mensaje enviado por un desarrollador web a su cliente puede ser: Asunto: Presupuesto web. Sin embargo, puede que la respuesta del cliente incluya preguntas sobre los extras. La respuesta del vendedor debe incluir Asunto: RV: Presupuesto web y extras. Se recomienda empezar un nuevo mensaje si el asunto cambia del todo.

Además, es necesario añadir más detalles al encabezamiento para que el destinatario encuentre un documento específico en su carpeta de mensajes sin tener que buscar cada uno de los mensajes enviados por una determinada persona.

Cuide le redacción y la ortografía

Cuando escribimos un mensaje y lo enviamos por correo electrónico no contamos con la ventaja de la comunicación mediante gestos o comunicación no verbal como sucede cuando conversamos cara a cara. Debido a ello, es necesario seleccionar las palabras. Por esa razón, conviene colocarse en el lugar de la otra persona y pensar cómo sus palabras pueden interpretarse. Con el uso masivo de teléfonos móviles y 'smartphones', la gente tiende a escribir en todos los formatos como si le cobrasen por letra. Un e-mail no es un SMS.

Es necesario, con el fin de proyectar una imagen profesional, velar por nuestra ortografía en todo momento. Es necesario utilizar mayúscula y puntuación apropiada. Los verificadores de ortografía que traen usualmente los procesadores de palabras son muy eficientes. Sin embargo, éstos no detectarán las palabras mal utilizadas.

Uso adecuado del "Para", "CC" y "CCO".

No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es más, esta práctica ocupa innecesariamente los recursos de la red y de su servidor de internet.

Evidentemente el uso de "Para" y "CC" es recomendable para envíos en los que los destinatarios se conocen y en aquellos casos en los que se desea diferenciar quién es el destinatario y quiénes están en copia simplemente para su conocimiento. Si envía un correo a una larga lista de personas en el campo "Para" puede que algunos de ellos no deseen que su dirección sea conocida por terceras personas. Utilice para ello el campo CCO (copia oculta).

Muchas personas usan el "CCO" para hacer envíos múltiples pensando que hacen bien y cumplen con la una norma de privacidad. Incluso he leído muchos sitios donde aconsejan hacer envíos usando el "CCO". GRAVE ERROR?. NO RECOMIENDO USAR el "CCO" para hacer envíos masivos. El hecho de poner múltiples destinatarios en CCO puede causa que nuestros envíos llegan a la carpeta de "no deseados" o simplemente no lleguen por considerarse spam.

Respete la privacidad de los mensajes y el destinatario.

No reenvie alegremente mensajes destinados a usted sin el permiso del remitente. No abuse de nuevas funcionalidades como el "aviso de lectura", o "aviso de entrega" (que no es lo mismo) su eficacia práctica es escasa y no todos los servidores de correo permiten la recepción de esas confirmaciones por considerarlas correo no deseado.

No divulgue la dirección de una persona a terceros sin su permiso.

Cuidado con los archivos adjuntos.

Si tiene que enviar archivos adjuntos piense en el destinatario. Primero por el formato del archivo que está enviando (han de poder abrirlo), segundo por el tamaño de lo que se envía ya que un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar el buzón del destinatario. No se recomienda adjuntas más de 20 MB. Para archivos grandes es recomendable usar compresores o mejor aún enviar el enlace para su descarga vía web (FTP propio, Wetransfer, MediaFire, 4Shared, RapidShare, JustBeamIt, Fileserve, Dropbox, Box, ShareFile,?)

Evite las prisas.

Las prisas son malas consejeras. Antes de enviar cualquier mensaje es conveniente tomarse el tiempo necesario para releerlo. ver que no hay errores y que todo es correcto.

Sugerencias generales para marketing por email:

Consolide los datos de su cliente.

Imagine la siguiente situación: un cliente se registra en su tienda online. Al cabo de unos instantes recibe un correo electrónico de la marca en el que le dan bienvenida. 30 minutos más tarde, recibe otro mensaje desde nuestra firma. Molesto por el mensaje duplicado, opta por no recibir futuros correos electrónicos que procedan de cualquiera de nuestras direcciones. Puede bloquear nuestro buzón o todo nuestro dominio.

Acabamos de perder un suscriptor.

La falta de organización, los automatismos mal definidos o el abuso de comunicación con nuestros suscriptores puede causar la pérdida de los mismos.

Es importante disponer de un sistema centralizado de comunicación con nuestros clientes o suscriptores de manera que tengamos una única base de datos para el control de los envíos o notificaciones y evitar así duplicidad de mensajes. Si además disponemos de datos que nos permiten definir el perfil de cada suscriptor, podemos conseguir que nuestros boletines, campañas o notificaciones se distribuyan de manera que resulte pertinente y personal para cada suscriptor.

Tenga en cuenta el concepto multipantalla.

Ya sabemos que casi la mitad de los correos electrónicos se leen desde dispositivos móviles y por eso deberíamos asegurarnos de que nuestros mensajes se leen adecuadamente en una pantalla pequeña. Del mismo modo en que la mayoría de las páginas están optando por ofrecer un diseño responsivo y dar una solución adecuada a cada visitante de la web, los mensajes de correo electrónico deberían realzarse pensando en los diferentes dispositivos que pueden usar nuestros destinatarios.

Sea proactivo.

El hecho de recurrir a envíos masivos a todos nuestros contactos daña la relación con el cliente porque no se le tiene en cuenta. Solo se están teniendo en cuenta las necesidades propias y si por cualquiera que sea el motivo hemos decidido hacer un envío publicitario o comercial sin tener en cuenta ningún criterio de selección de los destinatarios, hemos de esperar un escaso éxito en nuestra campaña.

En primer lugar en necesario cumplir con la LOPD y que tengamos la autorización para hacer envíos desde nuestra marca a cada destinatario.

En segundo lugar sería muy conveniente que dichos envíos se realizasen siguiendo criterios de selección de los destinatarios de modo que resulten oportunos. La belleza de la tecnología reside en el grado de individualización que puede alcanzar el marketing.

No haga envíos masivos sin usar LISTAS DE CORREO.

El hecho de recurrir a envíos masivos a todos nuestros contactos daña la relación con el cliente porque no se le tiene en cuenta. Solo se están teniendo en cuenta las necesidades propias y si por cualquiera que sea el motivo hemos decidido hacer un envío publicitario o comercial sin tener en cuenta ningún criterio de selección de los destinatarios, hemos de esperar un escaso éxito en nuestra campaña.

En primer lugar en necesario cumplir con la LOPD y que tengamos la autorización para hacer envíos desde nuestra marca a cada destinatario.

En segundo lugar sería muy conveniente que dichos envíos se realizasen siguiendo criterios de selección de los destinatarios de modo que resulten oportunos. La belleza de la tecnología reside en el grado de individualización que puede alcanzar el marketing.

La semana que viene seguimos con evitar ser incluidos en listas negras, cuidado y mantenimiento de las listas de distribución?