Facturación Electrónica para Autónomos y Empresas: Todo lo que debes saber

La digitalización no es una tendencia: es una exigencia. En España, la facturación electrónica ha dejado de ser una opción voluntaria para convertirse en parte esencial del día a día de autónomos y empresas. Esta transformación, acelerada por la tecnología y respaldada por la legislación, busca modernizar la relación entre empresas, clientes y la administración pública.

Uno de los principales catalizadores de este cambio ha sido la Ley Crea y Crece, que tiene como objetivo reducir la morosidad comercial y fomentar la competitividad de las pymes. Entre sus medidas clave, impone la generalización de la factura electrónica en operaciones entre empresas y autónomos.

Entender cómo funciona la facturación electrónica no solo es una cuestión de cumplimiento legal: es fundamental para mejorar la eficiencia del negocio. Automatiza procesos, reduce errores y asegura una trazabilidad que facilita el control interno y la relación con Hacienda. En este nuevo entorno, elegir un buen programa de facturación como por ejemplo Holded, se convierte en una decisión estratégica.

¿Qué es la facturación electrónica?

Una factura electrónica es un documento digital con validez legal, emitido y recibido por medios electrónicos. A diferencia de un simple PDF escaneado o generado por Word, una factura electrónica está estructurada en formatos como XML o Facturae, incluye firma electrónica y se transmite por canales seguros, lo que garantiza su integridad y autenticidad.

Ventajas clave para autónomos y empresas

• Ahorro de costes: Sin papel, ni impresión ni envíos postales.
• Mayor eficiencia: Procesos automáticos y menos tareas repetitivas.
• Reducción de errores: Validación automática de datos.
• Más seguridad: Firma digital, trazabilidad y registro fiable.
• Cobro más ágil: Al estar digitalizada, se acelera el ciclo de facturación.
• Sostenibilidad: Disminución del uso de papel y recursos físicos.

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica en España?

Hasta ahora, la factura electrónica era obligatoria principalmente en la contratación pública. Sin embargo, con la Ley Crea y Crece, su uso se extiende a todas las relaciones B2B (empresa a empresa) y con autónomos. Estas son las casuísticas que debes conocer:

• Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: Obligación a partir de 2025.
• Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones: Obligación a partir de 2026.

Estas fechas pueden variar si hay prórrogas o actualizaciones, pero el horizonte está claro: pronto será obligatorio para todos.

¿Qué pasa con los autónomos?

Los autónomos entran dentro de la obligatoriedad general para quienes facturan menos de 8 millones anuales. Es decir, deberán adaptarse en 2026, aunque se recomienda hacerlo antes para evitar prisas y problemas de última hora.

Tipos de facturas electrónicas que debes conocer

Factura electrónica ordinaria

Es la más común. Incluye todos los datos fiscales necesarios: emisor, receptor, concepto, importe, impuestos, etc., en formato estructurado (por ejemplo, XML) y firmada digitalmente.

Factura simplificada

Sustituye al clásico ticket. Se puede emitir para importes inferiores a 400 euros o 3.000 euros en casos específicos (bares, peajes, etc.). Tiene menos datos, pero sigue un formato válido electrónicamente.

Factura rectificativa electrónica

Se usa para corregir errores de facturas ya emitidas. Es obligatoria cuando hay devoluciones, errores en los importes o cambios en la operación. También debe emitirse en formato electrónico válido.

Otros documentos electrónicos

Notas de abono y otros documentos fiscales también pueden emitirse electrónicamente siempre que cumplan los requisitos de validez legal y estructuración.

¿Cómo adaptarse a la facturación electrónica?

1. Evaluación de necesidades y recursos

Lo primero es revisar cómo se facturan actualmente los servicios o productos. ¿Se hace manualmente? ¿Ya se usa algún software? ¿Está integrado con la contabilidad?

2. Elección del programa de facturación adecuado

Un buen programa de facturación debe ser:

• Compatible con formatos exigidos (Facturae, XML).
• Fácil de usar.
• Adaptado al tipo de negocio.
• Integrable con contabilidad o CRM.
• Seguro y con soporte técnico confiable.
• Actualizable ante cambios legales.

3. Implementación y configuración

Una vez elegido el software, es clave configurarlo correctamente: datos fiscales, número de serie de facturas, impuestos aplicables y plantillas.

4. Obtención del certificado digital

En muchos casos, se necesita un certificado digital para firmar las facturas. Se puede obtener a través de la FNMT o autoridades certificadoras autorizadas.

5. Formación del personal

Si hay equipo, es vital formarlo en el uso del nuevo sistema. No se trata solo de emitir facturas, sino de controlar el flujo documental completo.

6. Comunicación con clientes y proveedores

Avisar a las otras partes del cambio es esencial. Asegúrate de que todos estén alineados con los protocolos de recepción y emisión.

El calendario fiscal y la facturación electrónica

La facturación electrónica permite generar automáticamente libros de registro de IVA o IRPF, facilitando la presentación de modelos fiscales.

Además, la ley obliga a conservar las facturas electrónicas durante al menos 6 años, y en algunos casos, hasta 10. Es crucial contar con un sistema de archivo digital seguro y organizado.

Sanciones por no cumplir con la Ley de Facturación Electrónica

El régimen sancionador está previsto en la ley, aunque aún se están definiendo detalles concretos. No emitir facturas electrónicas cuando es obligatorio puede suponer multas de hasta 10.000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.

La facturación electrónica ya no es el futuro, es el presente. Tanto autónomos como empresas deben prepararse, no solo para cumplir la ley, sino para mejorar la eficiencia de su gestión.

Contar con un buen programa de facturación, informarse y empezar cuanto antes es la mejor forma de asegurar una transición sin sobresaltos.