La automatización de las cuentas por cobrar: imprescindible en empresas que comercializan a crédito sus servicios
En plena era digital, la decisión inteligente pasa por prescindir de los procedimientos de control manuales, en los que es fácil que se produzcan errores y omisiones
Las Cuentas por cobrar son deudas contraídas por un cliente con su proveedor, sin la intervención de ningún otro intermediario comercial o entidad financiera. Es decir, se trata de una venta de mercancías o prestación de servicios realizada a crédito; el proveedor entrega las mercancías o presta el servicio antes de haber cobrado.
Es importante señalar que es el proveedor quien asume directamente la carga financiera derivada de la operación comercial efectuada a crédito. Con respecto a los vencimientos de los créditos, existen dos tipos de cuentas por cobrar:
- Cuentas por cobrar de vencimiento único: la deuda se liquida íntegramente en una fecha prefijada
- Cuentas por cobrar con varios vencimientos: la deuda se va liquidando parcialmente en varios vencimientos consecutivos
La importancia del control de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son una efectiva forma de captar clientes y fidelizar a los ya existentes. Por ejemplo, los grandes almacenes de venta al por menor utilizan las cuentas por cobrar de manera generalizada.
Además, en algunos sectores productivos, no es posible vender mercancías ni suministrar servicios sin utilizar esta herramienta de crédito. Un ejemplo es el de un contratista que va a edificar un chalet para un tercero y que tiene que adquirir previamente los materiales de construcción y alquilar camiones y grúas; lo normal será que vaya cobrando conforme la obra progresa.
No obstante, para que pueda realizarla, será preciso que quien le vende los materiales y le alquila la maquinaria le aplace los pagos de los bienes entregados. Es decir, sus proveedores tendrán cuentas por cobrar con este contratista y deberán controlarlas, a fin de no comprometer la viabilidad financiera de sus empresas.
¿Qué ocurre si un proveedor concede plazos de pago excesivamente largos a todos sus clientes? Pues que, más tarde o más temprano, el balance negativo de las cuentas por cobrar terminará comprometiendo las finanzas del negocio. ¿Y qué pasa cuando la suma de los importes netos por cobrar de una empresa es demasiado alta? Evidentemente, lo mismo que en el caso anterior.
Es decir, tan importante es no excederse en los plazos de financiación ni en los volúmenes dinerarios financiados como llevar un control efectivo de la ejecución de los cobros pendientes en el plazo establecido.
Cómo automatizar el control de las cuentas por cobrar
En plena era digital, la decisión inteligente pasa por prescindir de los procedimientos de control manuales, en los que es fácil que se produzcan errores y omisiones, tanto en las previsiones crediticias como en la cancelación de las cuentas por cobrar.
En el mercado, existen soluciones digitales que permiten el control integral de las cuentas por cobrar e incluso automatizar los cobros en función de los comportamientos de pago de cada cliente.
En este sentido, uno de los programas automáticos de cuentas por cobrar más eficaces y reconocidos es el de Págalo, una plataforma digital especializada en la automatización y la seguridad de las operaciones de facturación, pago y cobro.