Cinco razones para digitalizar una empresa

Se habla mucho de la transformación digital. Al escuchar este término, muchas personas piensan en empresas relacionadas con la Tecnología de la Información y Comunicación. Pero lo cierto es que afecta a empresas de todos los sectores y tamaños. Este término ya no es cosa del futuro, sino del presente. Y desde hace ya unos cuantos años.

No es difícil digitalizar una empresa con la ayuda de software y herramientas como Quipu, que ayudan a automatizar procesos, sincronizar datos y mantenerlos seguros y accesibles desde Internet, dando a su vez una imagen global de la situación financiera de la empresa. Pero, echando la mirada atrás, vemos 5 razones principales por las que las empresas deben digitalizarse.

Aumenta la productividad

Cuando se digitalizan los datos y se almacenen en "la nube" se hacen más accesibles, se pueden transferir y tratar desde cualquier parte del mundo, siendo solo necesaria una conexión a Internet. Esto aumenta la eficiencia del empresario y agiliza el flujo de trabajo, al tener toda la documentación accesible, ordenada y sin posibilidad de perderla.

Agiliza las operaciones

Tareas que antes eran tan cotidianas como, por ejemplo, hacer fotocopias, enviar faxes y acumular pilas de papeles sobre la mesa, ahora son cosa del pasado. Hoy por hoy hay herramientas online que evitan muchas de esas acciones y, además, ayudan a mejorar la gestión de proyectos y seguimiento de tareas. También se contribuye al mantenimiento del medio ambiente ya que no se imprimen tantos documentos como antes, se pueden digitalizar las facturas y los tickets, por ejemplo.

Reducción de costes

Digitalizar un negocio reduce costes que hace años eran inevitables. El envío de archivos electrónicos es prácticamente instantáneo minimizando así los costes de envío tradicional. También es de destacar el espacio que ahorran las empresas en zonas dedicadas exclusivamente a almacenar archivos y documentos, así como la reducción en material de oficina, impresiones y fotocopias. Con la digitalización, nada de esto es necesario.

Mejor control de los datos

Los negocios que hacen uso de almacenamiento en línea, email marketing, CRMs y otras herramientas digitales consiguen un mayor control de los datos, además de cumplir con más facilidad con la LOPD. Y, no menos importante, se evita la pérdida de documentos importantes y se mejora la gestión de la facturación de la empresa.

Al tener datos actualizados y controlados, se pueden realizar análisis reales del estado del negocio. Eso ayuda a tener siempre controlada la situación financiera de la empresa, lo que es imprescindible para tomar decisiones importantes para el progreso de la misma.

Mejora la seguridad

Tener todos los documentos de una empresa digitalizados y en la nube da muchas ventajas a la empresa. Una de las cuales es que los documentos permanecen seguros. Se puede controlar quién accede a ellos y configurar permisos individuales o por departamentos, lo que ayuda a mantener la confidencialidad en documentos importantes.

Una empresa digitalizada no necesita hacer copias de seguridad en equipos locales o NAS. Teniéndolo todo bien documentado y almacenado en herramientas online se evitan riesgos de pérdida o corrupción de documentos.

Estas 5 razones son las principales por las que la mayoría de empresas ya han dado el paso a la digitalización. Quien no se adapte, estará condenado al fracaso.