Productividad: las reglas de mensajes de correo electrónico

En artículos anteriores hemos hablado de los diversos tipos de correo electrónico (webmail, POP e IMAP). Hoy te proponemos descubrir algunas funciones que te harán aprovechar mejor tu tiempo.

Demasiados correos en mi bandeja de entrada

Cada día, en tu casa o en tu trabajo, recibes montones de mensajes de correo electrónico, muchos de ellos son spam (correo no deseado), y tienes que dedicar un tiempo a clasificarlos y descubrir cuáles son realmente prioritarios, cuáles pueden esperar, y cuáles debes eliminar directamente.

Un pedido de un cliente, un formulario de contacto de un visitante de tu página web, un mensaje de tu jefe, o un correo de tu hijo que ha emigrado a Alemania por la crisis, requieren atención más urgente que un video de gatitos que ha compartido un amigo en sus redes sociales, o un boletín de la asociación de defensa del eucalipto, por muy encantadores que sean los mininos, y muy aromático el árbol.

Pero, a menudo, entre la maraña de correos recibidos, resulta difícil, o al menos laborioso, seleccionar los prioritarios.

¿Qué son las reglas de mensaje?

Las reglas que puedes programar en Outlook, Windows Live Mail, Thunderbird y otros programas de correo electrónico POP, así como en diversos sistemas de correo web (webmail), te permiten determinar las operaciones que deben realizarse automáticamente sobre los mensajes recibidos (o incluso enviados), cuando cumplan las condiciones que establezcas. Si es necesario, puedes indicar excepciones a cada regla, para que el filtrado sea más eficaz.

Las reglas de mensaje tienen 3 componentes:

• Las acciones que deseas realizar sobre los mensajes.
• Las condiciones que deben cumplirse para que se ejecuten las acciones.
• Las excepciones que impedirán las acciones aunque se cumplan las condiciones.

Por ejemplo, puedes crear una regla que mueva a la carpeta "jefe" los mensajes que recibas de tu superior.

Cada programa de correo o sistema de correo web puede disponer de mayor o menor variedad de acciones, condiciones o excepciones; en los siguientes apartados enumeramos algunas de las más comunes:

Acciones que puedes programar

Con una regla de mensaje, puedes realizar diversas operaciones sobre el correo recibido (o enviado), como por ejemplo:

• Mover el mensaje a una carpeta de la bandeja de entrada
• Eliminar el mensaje
• Reenviarlo a otro destinatario
• Marcarlo como leído
• Marcarlo como prioritario
• Marcarlo como no deseado
• Responder con un mensaje automático
• Avisarme cuando el destinatario lea el mensaje que le he enviado
• Reproducir un sonido
• Imprimir el mensaje
• Ejecutar un programa de tu ordenador

Acciones para mensajes en Outlook 2010:

Condiciones que debe cumplir el mensaje

Para que se ejecute la acción o acciones seleccionadas, el mensaje debe cumplir uno o varios requisitos a elegir, como por ejemplo:

• Que su remitente sea uno específico, o un miembro de un grupo de contactos determinado
• Que incluya determinada/s palabra/s en su asunto, y/o en el cuerpo del mensaje
• Que tú seas el único destinatario del mensaje
• Que tu nombre aparezca en el asunto y/o en el cuerpo del mensaje
• Que el remitente lo haya marcado como prioritario, o de baja prioridad
• Que contenga archivos adjuntos
• Que el tamaño del mensaje esté entre dos límites
• Que se haya recibido en un rango de fechas determinado (por ejemplo, mientras estés de vacaciones)

Condiciones para mensajes en Outlook 2010:

Excepciones en las reglas de mensaje

En algunas ocasiones, aunque se cumplan las condiciones que has establecido, no quieres que se ejecuten las acciones que has indicado. Para ello puedes usar las excepciones, que suelen ser del mismo tipo que las condiciones (remitente, texto en asunto o cuerpo, prioridad, adjuntos, tamaño, fechas?).

Ejemplos de reglas de mensaje

Las combinaciones de condiciones, acciones y excepciones te permiten gestionar situaciones bastante complejas y cubrir necesidades muy diferentes. Por ejemplo:

• Marcar como leídos los mensajes cuyo asunto contenga la palabra "boletín".
• Reenviar a tu compañero de trabajo los mensajes que envíes a tus clientes, excepto a un par de ellos, que sólo debes tramitar tú mismo.
• Eliminar los mensajes de un remitente determinado, que sólo te envía correo no deseado.
• Imprimir automáticamente los mensajes en cuyo asunto aparezca la palabra "pedido".
• Marcar como leídos los mensajes recibidos de un compañero de trabajo, salvo que contenga la palabra "urgente" en el asunto, o este marcado como de alta prioridad.
• Enviar automáticamente al departamento de contabilidad una copia de todos los mensajes que envíes, cuyo asunto contenga la palabra "factura" o "abono".

Evitar el spam con reglas de mensaje

Cuando recibimos muchos correos no deseados de la misma fuente, puedes darte de baja usando el enlace que por ley, sus remitentes están obligados a incluir en cada mensaje (generalmente, se encuentra al final, con letra pequeña).

Pero en ocasiones, no te hacen caso y siguen enviándote mensajes, en contra de tus deseos. Puedes crear una regla de mensaje que elimine automáticamente todos los mensajes cuyo remitente sea no deseado.

¿Cómo crear reglas de mensaje en programas POP y correos web?

Nota: gMail, Yahoo y Thunderbird no las llaman "reglas de mensaje", sino "filtros"

Puedes encontrar ayuda sobre el procedimiento de creación de reglas de mensaje en las siguientes páginas:

• Filtros en gMail
• Reglas en Hotmail
• Filtros en Yahoo
• Reglas en Outlook (el programa, no el correo web)
• Filtros en Thunderbird
• Reglas en Windows Live Mail

Conclusiones

Las reglas de mensaje son una de las funciones poco conocidas del ámbito de la ofimática. Sin embargo, como hemos visto, te dotan de muchas posibilidades de automatización o procesado previo de tus mensajes de correo que aumentarán tu productividad en la oficina, y te ahorrarán tiempo de ocio en tu entorno doméstico.

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Fernando Sánchez Gómez

Diseño Web Global

Cliparts: www.vexels.com