Muchos usuarios de correo electrónico saben enviar y recibir mensajes, adjuntar archivos y otras operaciones básicas, pero desconocen las reglas de mensaje, que pueden ayudarles a mejorar su productividad organizando y procesando sus emails.
En artículos anteriores hemos hablado de los diversos tipos de correo electrónico (webmail, POP e IMAP). Hoy te proponemos descubrir algunas funciones que te harán aprovechar mejor tu tiempo.
Cada día, en tu casa o en tu trabajo, recibes montones de mensajes de correo electrónico, muchos de ellos son spam (correo no deseado), y tienes que dedicar un tiempo a clasificarlos y descubrir cuáles son realmente prioritarios, cuáles pueden esperar, y cuáles debes eliminar directamente.
Un pedido de un cliente, un formulario de contacto de un visitante de tu página web, un mensaje de tu jefe, o un correo de tu hijo que ha emigrado a Alemania por la crisis, requieren atención más urgente que un video de gatitos que ha compartido un amigo en sus redes sociales, o un boletín de la asociación de defensa del eucalipto, por muy encantadores que sean los mininos, y muy aromático el árbol.
Pero, a menudo, entre la maraña de correos recibidos, resulta difícil, o al menos laborioso, seleccionar los prioritarios.
Las reglas que puedes programar en Outlook, Windows Live Mail, Thunderbird y otros programas de correo electrónico POP, así como en diversos sistemas de correo web (webmail), te permiten determinar las operaciones que deben realizarse automáticamente sobre los mensajes recibidos (o incluso enviados), cuando cumplan las condiciones que establezcas. Si es necesario, puedes indicar excepciones a cada regla, para que el filtrado sea más eficaz.
Las reglas de mensaje tienen 3 componentes:
Por ejemplo, puedes crear una regla que mueva a la carpeta "jefe" los mensajes que recibas de tu superior.
Cada programa de correo o sistema de correo web puede disponer de mayor o menor variedad de acciones, condiciones o excepciones; en los siguientes apartados enumeramos algunas de las más comunes:
Con una regla de mensaje, puedes realizar diversas operaciones sobre el correo recibido (o enviado), como por ejemplo:
Para que se ejecute la acción o acciones seleccionadas, el mensaje debe cumplir uno o varios requisitos a elegir, como por ejemplo:
En algunas ocasiones, aunque se cumplan las condiciones que has establecido, no quieres que se ejecuten las acciones que has indicado. Para ello puedes usar las excepciones, que suelen ser del mismo tipo que las condiciones (remitente, texto en asunto o cuerpo, prioridad, adjuntos, tamaño, fechas?).
Las combinaciones de condiciones, acciones y excepciones te permiten gestionar situaciones bastante complejas y cubrir necesidades muy diferentes. Por ejemplo:
Cuando recibimos muchos correos no deseados de la misma fuente, puedes darte de baja usando el enlace que por ley, sus remitentes están obligados a incluir en cada mensaje (generalmente, se encuentra al final, con letra pequeña).
Pero en ocasiones, no te hacen caso y siguen enviándote mensajes, en contra de tus deseos. Puedes crear una regla de mensaje que elimine automáticamente todos los mensajes cuyo remitente sea no deseado.
Nota: gMail, Yahoo y Thunderbird no las llaman "reglas de mensaje", sino "filtros"
Puedes encontrar ayuda sobre el procedimiento de creación de reglas de mensaje en las siguientes páginas:
Las reglas de mensaje son una de las funciones poco conocidas del ámbito de la ofimática. Sin embargo, como hemos visto, te dotan de muchas posibilidades de automatización o procesado previo de tus mensajes de correo que aumentarán tu productividad en la oficina, y te ahorrarán tiempo de ocio en tu entorno doméstico.
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Fernando Sánchez Gómez
Cliparts: www.vexels.com